Es ist viel die Rede davon, daß wir von einer Informationsflut überrollt werden. Das wäre an sich nicht schlimm, wenn wir nicht andererseits auf gute Informationen angewiesen wären.

Das Lästige: Es sammelt sich immer mehr an, wodurch wir immer weniger den Überblick behalten. Es fällt immer schwerer, Wesentliches von Unwesentlichem zu trennen und einigermassen up to date zu bleiben. Dennoch ist der Umgang mit Informationen ein wesentlicher Wettbewerbsfaktor geworden, der praktisch alle Unternehmen betrifft: Wer aus Informationen nutzbares Wissen gewinnen will, muss seine Quellen sorgältig pflegen und archivieren.

Das Klischee vom Kleinunternehmer, der den ganzen Tag hinter einer Theke zubringt, stand bei der Entwicklung des Werkzeugs, das ich Ihnen heute vorstelle vemutlich nicht im Fokus. Denn es geht nicht um Quittungen. Wer seine Quittungen einmal im Jahr im Schuhkarton zum Steuerberater bringt, und ansonsten mit Schreibkram nicht viel zu tun hat, entspricht vermutlich eher nicht der Zielgruppe. Wer andererseits mit vielen unterschiedlichen Informationen zu tun hat, und damit Geld verdient, leidet in aller Regel an einer Überfülle von Information. An diese wendet sich das Tool: Devonthink ist ein exzellentes Werkzeug, um eine Fülle von Materialen zu organisieren und im Griff zu behalten.

Screenshot 1: Devonthink als Volltext-Datenbank

Beieibe nicht nur Großkonzerne mit einer Forschungsabteilung müssen heute wissensbasiert arbeiten. Die meisten Firmen - auch Kleinunternehmen - verwalten eine Fülle unterschiedlichster Dateien:  Baupläne, Anleitungen, Angebotsmaterialien, Preislisten, Powerpoint-Präsentationen, Texte und Grafiken in den unterschiedlichsten Formaten.

DEVONthink von der Firma Devon-Technologies hilft einem, einfach gesagt, diese Fülle von Informationen datenbankgestützt zu verwalten. Auf den ersten Blick sieht das ziemlich unspektakulär aus, denn die Oberfläche ist für MAC-User vertraut und ähnelt der des Finders.

Doch eine Devonthink-Datenbank kann sehr viel mehr: In ihr können sehr viele unterschiedliche Dateitypen importiert, angezeigt und  verwaltet werden. Von einfachen Textdateien, PDFs, Bilddateien in den verschiedensten Formaten, sowie einer komfortablen Linkverwaltung reicht die Liste. Sogar einen Browser, eine OCR-Schnittstelle und mehrere Editoren hat das Tool.

Screenshot 2: Verschlagwortung (Tagging) mit Devonthink

Zum Umgang: Wenn man sich erst einmal daran gewöhnt hat, kann man sich vollkommen auf die Inhalte von Dokumenten konzentrieren, wobei technische Aspekte (wie File-Format, Größe, Speicherort) in den Hintergrund rücken. Dokumente lassen sich im Kontext mit weiteren Dokumenten in der Datenbank oder auf der Festplatte oder im Netz bringen. Der Inhalt wird bewertet, wobei sich das Tool die Struktur der Metadaten von MAC OS X zu Nutze macht.  Das sind die Daten, die das Betriebssystem automatisch mit den Dokumenten zusammen speichert. Das ist übrigens auch der Grund, weshalb es sich um ein reines MAC-Werkzeug handelt: Ohne diese Möglichkeit wäre der Komfort vermutlich gering.

Der Durchschnitts Mac-User kümmert sich meist wenig um diese Meta-Daten, sondern hat eher den Inhalt im Visier. Doch Metadaten sind nützlich: Informationen werden dadurch leicht auffindbar und lassen sich miteinander kombinieren. Wenn man sich überlegt, welch Menge an Links, Tutorials, Seiten mit Tipps, Emails, PDFs, Videos, Podcasts zu den verschiedensten Themen firmenintern oder im Internet bereitgestellt und gespeichert werden, dann liegen die Vorteile auf der Hand.

Ergänzt wird das Ganze durch eine Schlagwortverwaltung (siehe Screeenshot 2) die bei der Erstellung zunächst etwas Disziplin erfordert (man sollte sich erst einmal aus eine vernünftige Struktur einigen). Dann wird eine abgestimmte Schlagwort-Struktur aber schnell Nutzen bringen - vor allem,wenn man im Team arbeitet, und der Einzelne nicht genau weiß, an welchen Themen und Dateien die anderen jeweils beteiligt sind.

Screenshot 3: Die KI-gestützte Volltext-Suchfunktion von Devonthink

Das größte Nutzen von DEVONthink erschließt sich, wenn man erst einmal ein paar tausend Dokumente erfasst, verschlagwortet und indiziert hat. Denn Devonthink verfügt über eine komfortable KI-gestützte Volltextsuche. Dadurch ist das Tool in der Lage, gewissermassen den „Inhalt“ einer Datei  zu „verstehen" und auf Verknüpfungen zwischen Inhalten hinzuweisen, die man vielleicht schon längst vergessen hat.

Ich selbst nutze das Werkzeug jetzt seit über einem Jahr sehr intensiv. IMethodisch habe ich meine Wissensorganisation nach einer Variante des „A-P-Dok“ Systems der Frankfurter Unternehmensberaterin

Edith Stork aufgebaut. (Edith Stork, Logistik im Büro, Beltz Verlag, ISBN 3407364520). In einem der nächsten Beiträge werde ich darüber berichten, wie das geht.

Devonthink, das von einem weltweiten Entwicklerteam aus Deutschland, USA und anderen Ländern entwickelt wurde, ist komplett mit einer deutschen Oberfläche ausgestattet und zu Snow Leopard kompatibel. vor ein paar Tagen wurde die ausgesprochen stabile Version 2 freigegen. Es läuft bei mir jetzt seit über einem Jahr und ist - im Gegensatz zu manchen Archivierung-Werkzeugen unter Windwows - so erschwinglich, daß ich mir sogar eigens einen Mac dafür anschaffen würde (wenn ich nicht schon einen hätte).

Link zum Hersteller:

http://www.devon-technologies.com/

Sollten Sie Fragen zum Tool oder zu dessen Einsatz haben, dann sprechen Sie mich an!